מעבר משרד נראה לפעמים כמו מעבר דירה עם עוד כמה שולחנות ומחשבים, אבל בפועל מדובר בפרויקט לוגיסטי שדורש תכנון מדויק. כל עיכוב בהובלה עלול להשפיע על העובדים, על הלקוחות ועל הפעילות השוטפת של העסק.
כאשר מתכננים את המעבר בצורה נכונה, אפשר לצמצם משמעותית את זמן ההשבתה ולהחזיר את המשרד לפעילות במהירות. הסוד הוא לא להתחיל לארוז מוקדם יותר, אלא להבין מראש מה בדיוק צריך לעבור, מי אחראי על כל שלב ואילו מגבלות קיימות בשני המבנים.
מתחילים מתוכנית מעבר מסודרת
הטעות הנפוצה ביותר היא לחכות לשבוע האחרון ואז להתחיל לטפל בכל המשימות במקביל. מעבר משרד כולל הרבה יותר מאריזת ציוד והעמסתו על משאית.
כדאי להתחיל בהכנת רשימה הכוללת:
- תאריך המעבר המתוכנן
- מספר העובדים והעמדות במשרד
- כמות הרהיטים והציוד
- מחשבים, מסכים וציוד אלקטרוני
- ארונות מסמכים וחומר רגיש
- ציוד כבד או חריג
- תנאי הגישה במשרד הישן והחדש
- הצורך בפירוק ובהרכבת רהיטים
- גורמים חיצוניים שצריכים להשתתף במעבר
לאחר שמרכזים את המידע, אפשר לבנות לוח זמנים ולהחליט אילו מחלקות או אזורים עוברים ראשונים.
ממנים אחראי מעבר מטעם העסק
כאשר כל עובד פונה בנפרד למובילים, לטכנאים ולמנהלים, נוצר במהירות בלבול. לכן מומלץ למנות אדם אחד שירכז את המעבר מטעם החברה.
אחראי המעבר צריך להכיר את תוכנית הישיבה במשרד החדש, לדעת איזה ציוד שייך לכל מחלקה ולהיות זמין לקבלת החלטות במהלך ההובלה.
בעסקים גדולים ניתן למנות גם נציג מכל מחלקה. כך האחריות מתחלקת, אך עדיין נשמר גורם מרכזי אחד שמנהל את התהליך כולו.
ממיינים לפני שמתחילים לארוז
מעבר משרד הוא הזדמנות מצוינת להיפטר מציוד שכבר אינו נחוץ. אין סיבה לשלם על אריזה, העמסה ופריקה של ארונות שבורים, מסמכים ישנים או ציוד מחשוב שכבר אינו נמצא בשימוש.
לפני יום האריזה כדאי לחלק את הציוד לשלוש קבוצות:
- ציוד שעובר למשרד החדש
- ציוד שמיועד לתרומה, מכירה או מחזור
- ציוד שדורש פינוי מסודר
מיון מוקדם מקטין את נפח ההובלה, מקצר את העבודה ומאפשר להיכנס למשרד החדש כשהוא מסודר ונקי יותר.
מסמנים כל ארגז לפי היעד שלו
הכיתוב "משרד" על כל הארגזים לא באמת עוזר ביום הפריקה. כל ארגז צריך להיות מסומן לפי המחלקה, החדר או עמדת העבודה שאליהם הוא מיועד.
אפשר להשתמש בשיטה פשוטה:
ככל שהסימון ברור יותר, כך הצוות יכול להניח את הציוד ישירות במקום המתאים במקום ליצור ערימה גדולה בכניסה למשרד.
מתכננים נכון את העברת המחשבים והתקשורת
הציוד הטכנולוגי הוא בדרך כלל אחד החלקים הרגישים ביותר במעבר. מחשבים, שרתים, מסכים, מדפסות ומערכות תקשורת צריכים להיות מנותקים, נארזים ומחוברים מחדש בצורה מסודרת.
מומלץ לצלם את החיבורים לפני הפירוק ולסמן כל כבל בהתאם לעמדה שאליה הוא שייך. חשוב גם לתאם מראש עם אנשי המחשוב מתי ניתן לנתק את המערכות ומתי תהיה התשתית במשרד החדש מוכנה לחיבור.
במידת האפשר, רצוי שהאינטרנט, החשמל ונקודות התקשורת במשרד החדש יהיו פעילים עוד לפני יום המעבר. כך ניתן לבדוק את המערכות ולא לגלות תקלה רק לאחר שכל העובדים כבר הגיעו.
בודקים את דרכי הגישה בשני המבנים
גם תוכנית אריזה מצוינת לא תעזור אם ביום המעבר מגלים שאין מקום למשאית, שהמעלית קטנה מדי או שהכניסה לבניין מוגבלת בשעות מסוימות.
לפני שסוגרים את ההובלה יש לבדוק:
- האם קיימת מעלית משא
- מה גודל המעלית והפתחים
- האם יש צורך באישור כניסה
- היכן ניתן להחנות את המשאית
- האם קיימות מדרגות או מעברים צרים
- האם יש צורך במנוף
- באילו שעות מותר לבצע הובלות בבניין
- האם צריך לשמור מקום חניה מראש
העברת המידע הזה למובילים מראש מאפשרת להתאים את כוח האדם, כלי הרכב והציוד הדרוש לעבודה.
בוחרים חברת הובלות שמתאימה לפרויקט עסקי
לא כל הובלה מתאימה לכל צוות. מעבר של משרד דורש יכולת לטפל בציוד רב, ברהיטים גדולים, במחשוב ולעיתים גם בפריטים כבדים או מיוחדים.
בבחירת חברת הובלות ולוגיסטיקה כדאי לבדוק שהיא יכולה לספק מענה לסוג הציוד, להיקף העבודה ולתנאי הגישה של העסק. חשוב להעביר לחברה רשימת תכולה מפורטת ולא להסתפק בהערכה כללית בטלפון.
הצעת המחיר צריכה להתייחס, בין היתר, למספר אנשי הצוות, גודל המשאית, שירותי האריזה, פירוק והרכבה, קומות, מעליות וציוד מיוחד. פירוט מוקדם מצמצם הפתעות ומאפשר לשני הצדדים להתכונן בצורה טובה יותר.
מתזמנים את המעבר לפי פעילות העסק
לא תמיד נכון לבצע את המעבר באמצע יום העבודה. עסקים רבים מעדיפים לעבור בשעות הערב, בסוף השבוע או ביום שבו הפעילות נמוכה יותר.
המטרה היא ליצור חלון זמן שבו ניתן לנתק את המערכות, לבצע את ההובלה, לחבר את הציוד ולבדוק שהכול עובד לפני שהעובדים חוזרים.
במשרד גדול ניתן לבצע מעבר הדרגתי. לדוגמה, להעביר תחילה מחלקות שאינן תלויות בקבלת קהל, ולאחר מכן להעביר את המחלקות המרכזיות. בדרך הזאת העסק לא חייב להפסיק לחלוטין את פעילותו.
מכינים את המשרד החדש לפני ההובלה
יום המעבר אינו הזמן להתחיל להחליט איפה יעמוד כל שולחן. רצוי להכין מראש תוכנית מסודרת של המשרד החדש ולסמן את החדרים והאזורים בהתאם לסימון שעל הארגזים.
לפני הגעת הציוד כדאי לוודא ש:
- עבודות הצבע והשיפוץ הסתיימו
- הרצפה והמעברים פנויים
- נקודות החשמל והתקשורת תקינות
- החדרים מסומנים
- יש מקום להרכבת הרהיטים
- הגישה למעליות ולכניסה פתוחה
- אדם מטעם העסק נמצא במקום לקבלת הצוות
כאשר המשרד החדש מוכן, הפריקה הופכת למהירה ומדויקת יותר.
שאלות נפוצות על מעבר משרד
כמה זמן מראש כדאי להזמין הובלת משרד?
מומלץ להתחיל את התכנון מספר שבועות מראש, במיוחד כאשר מדובר במשרד גדול, בציוד כבד או בבניין עם מגבלות גישה. בתקופות עמוסות כדאי לשריין את התאריך מוקדם ככל האפשר.
האם העובדים צריכים לארוז את הציוד בעצמם?
ניתן לאפשר לכל עובד לארוז את הציוד האישי שלו, אך ציוד משותף וריהוט כדאי לארוז לפי תוכנית אחידה. בעסקים גדולים ניתן להזמין גם שירותי אריזה מקצועיים.
איך מצמצמים את זמן ההשבתה של העסק?
מכינים את המשרד החדש מראש, מתאמים את אנשי המחשוב, מסמנים את הציוד בצורה ברורה ומתזמנים את ההובלה לשעות שבהן הפעילות העסקית נמוכה.
האם צריך להכין רשימת ציוד?
כן. רשימת ציוד מפורטת מסייעת לקבל הצעת מחיר מדויקת יותר, לבחור את הרכב המתאים ולתכנן את מספר אנשי הצוות הדרושים.
לסיכום, חברים
מעבר משרד מוצלח הוא לא עניין של מזל. הוא תוצאה של תכנון, חלוקת אחריות, מיון נכון ותיאום בין העסק, אנשי המחשוב וצוות ההובלה.
ככל שמכינים מראש את רשימת הציוד, בודקים את דרכי הגישה ומסמנים בצורה ברורה את יעדו של כל פריט, כך ניתן להשלים את המעבר מהר יותר ולחזור לפעילות עם מינימום הפרעות.
הובלה מקצועית צריכה לאפשר לעסק להמשיך קדימה, ולא להפוך לפרויקט שמנהל את העסק במשך שבועות.